Emberix | Van aanvraag tot betaalde factuur, één doorlopende lijn

De lijn

Acht digitale collega's, elk met één stap. En ze geven het werk aan elkaar door.

Dit is het verschil met een tooltje. Een tooltje weet niet wat het vorige tooltje deed. Elke collega hieronder krijgt zijn werk van de vorige en levert het af bij de volgende, zonder dat iemand ertussen iets overtikt. Bij elke stap staat ook wat de mens nog doet, want dat verdwijnt niet.

wat de collega doetwat de mens nog doet

De aannemer 1

krijgt: mail, voicemail, WhatsApp, webformulier

collegaLeest wat binnenkomt, ook 's avonds. Herkent aanvraag of storing, zoekt klant en contract erbij, bevestigt de ontvangst en zet het klaar.

mensKijkt 's ochtends de lijst door en wijst toe. Bij twijfel ligt er een vraag, geen gok.

De opnemer 2

krijgt: de aanvraag, met adres en geschiedenis

collegaMaakt uit ingesproken tekst en foto's het opnameverslag en de materiaallijst, als eerste aanzet voor de offerte.

mensLoopt het pand door, spreekt in, maakt de foto's. Het oog en het oordeel blijven van de buitendienst.

De calculator 3

krijgt: het opnameverslag en de materiaallijst

collegaMaakt de conceptofferte uit jullie prijsopbouw, eerdere vergelijkbare klussen en actuele leveranciersprijzen, in jullie opmaak.

mensControleert, past aan, verstuurt. Een offerte gaat nooit de deur uit zonder dat iemand ernaar keek.

De opvolger 4

krijgt: de verstuurde offerte

collegaStuurt na vijf werkdagen een nette herinnering. Blijft het stil, dan komt de klant op de bellijst met het dossier ernaast. Akkoord wordt een order.

mensBelt. Het gesprek waarin de opdracht valt, voert de verkoper.

De planner 5

krijgt: de order, de storing of de onderhoudsbeurt

collegaStelt voor wie wanneer gaat, met de reden erbij. Vult gaten in routes, schuift mee als materiaal later komt, vangt een ziekmelding op met een voorstel.

mensKeurt goed of sleept zelf. De regels van de planner blijven van de planner.

De bonnenschrijver 6

krijgt: de geplande klus, met het paspoort van de installatie

collegaMaakt van een ingesproken bericht een nette werkbon: uren, onderdelen met vaste namen, meerwerk gemarkeerd. Stelt hooguit één vraag terug. Werkt ook zonder bereik.

mensDoet het werk en spreekt in. Geen scherm, geen typen in de bus.

De inkoper 7

krijgt: de materiaallijst en de gebruikte onderdelen

collegaZet de bestelling klaar, bewaakt de levering, leest de inkoopfactuur van de leverancier en koppelt die aan klus en bestelbon. Meldt prijsverschillen.

mensKeurt de bestelling goed en beslist bij een afwijking.

De boekhouder 8

krijgt: de afgemelde werkbon, de offerte en het contract

collegaMaakt de conceptfactuur, met de check of het binnen contract of garantie valt. Zet termijnen klaar, bewaakt betaling, vergelijkt elke klus met de offerte.

mensKeurt goed. Standaardfacturen gaan vanzelf zodra de collega dat vertrouwen heeft verdiend.

Bij een onderhoudsbedrijf is de lijn een cirkel. Na de factuur komt het contract: de collega die bewaakt wanneer de volgende beurt, de keuring en de indexatie eraan komen, en zes weken vooraf een datumvoorstel stuurt. Zo begint de lijn opnieuw, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Welke collega's jullie krijgen, bepaalt jullie bedrijf. Een storingsdienst heeft een andere lijn dan een projectenbedrijf. In de doorlichting tekenen we jullie lijn en zien we welke stappen nu het meeste typwerk kosten. Daar beginnen we.

De negende collega · werkt niet in de lijn, maar kijkt ernaarDe kansenzoeker

Verkoopkansen ontstaan tussen de stappen, en daarom ziet een tooltje ze nooit. Het contract dat over vier maanden afloopt. De installatie met elf keer dezelfde foutcode. De afkeurpunten van een keuring die buiten contract vallen. De klant met drie installaties en geen onderhoudscontract. De indexatie die twee jaar niet is doorgevoerd. De monteur die bij de klant iets ziet en het inspreekt.

Elke week legt hij één lijstje bij de verkoop, met bedragen. Geen marketing, maar geld dat al in het bedrijf ligt en dat niemand opraapt omdat niemand het overzicht heeft. De verkoper belt. Dat blijft mensenwerk.

KANSEN · week 44ma 07:00 · voor de verkoop

Contract Vossenlaan loopt af op 1 maart. Drie liften, geen prijsherziening sinds 2023.€ 9.600 /jr

Type B, 11 liften met dezelfde deurcontactstoring. Advies: deurbesturing vervangen in één ronde.€ 18.700

Keuring Molenstraat: twee afkeurpunten buiten contract. Nog geen offerte.€ 3.400

Beheerder De Hoek heeft vier installaties bij ons, één zonder contract.€ 2.900 /jr

Monteur R. de Vries sprak in: "ze vragen naar een tweede lift in het nieuwe deel".€ 38.000

5 kansen, 3 al gebeld€ 72.600

Welke van deze acht kost bij jullie nu de meeste uren? Dat is de eerste die we bouwen.

Laat jullie lijn tekenen

Geen ERP, geen tooltjes

Een eigenaar kent twee smaken. Dit is de derde.

Een standaard ERP waar het bedrijf in moet passen, of losse AI-tools die elk één ding goed doen en niet met elkaar praten. Emberix begint bij jullie lijn, en bouwt daar de collega's omheen.

Standaard ERP

Losse AI-tools

Emberix

Startpunt

Standaard ERPHet pakket. Jullie passen je bedrijf aan hoe het pakket werkt.

Losse AI-toolsEén probleem, één tool. Een chatbot, een offertemaker, een werkbon-app.

EmberixJullie lijn, van aanvraag tot factuur, zoals die nu loopt.

Tussen de stappen

Standaard ERPModules die aan elkaar hangen, maar elke stap vraagt opnieuw invoer.

Losse AI-toolsEen mens die kopieert van de ene tool naar de andere.

EmberixDe collega's geven het werk aan elkaar door. Niets wordt overgetypt.

Geheugen

Standaard ERPDe database van het pakket, in hun structuur. Wat niet past, gaat in een vrij veld.

Losse AI-toolsElke tool zijn eigen geheugen, of geen.

EmberixEén geheugen van jullie bedrijf, geleerd uit jullie mail, bestanden en gesprekken. En je kunt het alles vragen.

Invoering

Standaard ERPVaak een jaar of langer, met een implementatiepartner en trainingen.

Losse AI-toolsSnel. Maar na drie tools heb je drie inlogs, drie abonnementen en drie keer uitleg.

EmberixEerste collega in zes weken. Elke volgende sluit aan op de vorige. Uitleg aan het bureau en in de bus, geen cursus.

Als jullie werkwijze verandert

Standaard ERPDan past het bedrijf zich opnieuw aan het systeem aan.

Losse AI-toolsDan doet de tool het niet meer.

EmberixDan passen we de collega aan. Zeg het, en het staat er.

Kosten

Standaard ERPLicentie per gebruiker per maand, voor altijd. Meerwerk bij elke aanpassing.

Losse AI-toolsAbonnement per tool. De optelsom ziet niemand.

EmberixEén keer bouwen, daarna een vast bedrag per maand. Geen prijs per gebruiker.

Al een ERP-offerte op tafel? Leg hem naast ons voorstel voordat je tekent.

Vraag een vergelijking aan

Waarom het bij ons wél doorloopt

Alle collega's lezen uit één geheugen van jullie bedrijf.

Daarom sluit de factuur aan op de werkbon, en de werkbon op de offerte. Niet omdat drie tools gekoppeld zijn, maar omdat ze uit dezelfde bron lezen.

In dat geheugen staat alles wat jullie bedrijf weet, één keer vastgelegd en aan elkaar gekoppeld: klanten, locaties, installaties, contracten, projecten, werkbonnen, monteurs met hun certificaten, facturen, en één onderdelenlijst met vaste namen. We leren het uit wat er al is: jullie mail, jullie Excels, de boekhouding en de gesprekken op kantoor. Jullie hoeven niets opnieuw in te voeren.

Ook de regels die nu in hoofden zitten, komen erin. De planner beheert ze zelf, in gewone taal, en elke collega houdt zich eraan:

Jan rijdt alleen in Twente
een nieuwe monteur altijd met een ervaren collega
geen keuring zonder geldig certificaat
een beknelling gaat altijd naar een mens
binnen contract geen voorrijkosten
garantiewerk op nul euro

Elke collega begint als stagiair. Hij doet een voorstel, jullie tikken ja of passen aan. Pas als hij een taak wekenlang goed doet, mag hij die zelfstandig. Een offerte, een advies of een factuur gaat nooit de deur uit zonder dat iemand van jullie ernaar keek. Twijfelt hij, dan legt hij de vraag voor in plaats van te gokken.

PLANNER · voorsteldo 07:41

Ziekmelding: J. Bakker (regio Noord), 6 klussen vandaag

→Storing Beukenlaan naar R. de Vries, 9 minuten extra rijden, juiste certificaat

→2 onderhoudsbeurten naar vrijdag. Klanten gevraagd, beide akkoord om 08:10

→Project Vossenlaan één dag later. Projectleider geïnformeerd

→2 klussen verdeeld over M. Jansen en K. Visser, passen in hun route

?Keuring Molenstraat kan ik niet toewijzen: niemand met geldig certificaat vrij. Jouw beslissing.

akkoordaanpassenplanner beslist, 1 tik

Zeg het, en het staat er.

Wil de planner twee dingen anders op het bord, dan staat het er de volgende dag. Geen ticket, geen offerte, geen release. Dat is wat jullie kopen: een systeem dat luistert.

Wat hij niet weet, zegt hij.

"Dat kan ik niet vinden, de oude dossiers hebben geen installatienummer." Liever dat dan een gok. Een collega die zegt wat hij niet weet, krijgt het planbord. Een die gokt, krijgt niets meer.

Elke maand zwart op wit.

Wat er binnenkwam, wat de collega's hebben voorbereid, welk deel ongewijzigd is goedgekeurd. De invoering is onzichtbaar, het resultaat niet.

Welke regels zitten bij jullie in hoofden? Die halen we er op de vloer uit.

Plan een gesprek

Vraag het je bedrijf

Alles wat de collega's vastleggen, kun je terugvragen. In gewone taal.

Nu halen jullie cijfers uit draaitabellen, of ze komen in december van de boekhouder. Straks stel je de vraag zoals je hem aan een collega zou stellen, in WhatsApp of op het scherm, en krijg je het antwoord met de onderbouwing erbij. Niet omdat er een rapport voor gebouwd is, maar omdat elke werkbon, factuur en storing in hetzelfde geheugen zit.

Dit is geen apart dashboard. Het is de andere kant van de lijn: wat erin gaat, komt eruit zodra je het vraagt. Per team en per type installatie, nooit per persoon. En wat hij niet weet, zegt hij.

Een antwoord kan ook een overzicht worden. Vraag om een tabel, een grafiek of een vast overzicht op het scherm van een afdeling, en het staat er de volgende dag, elke ochtend bijgewerkt. De cijfers die jullie nu met draaitabellen maken, of die in december van de boekhouder komen, maak je zelf, in één zin.

Eigenaar"Welke onderhoudsklanten kosten ons meer dan het contract opbrengt?"
Planner"Wie is volgende week vrij in Twente met een geldig keuringscertificaat?"
Verkoop"Welke offertes van boven de tien duizend staan al drie weken open?"
Administratie"Welke werkbonnen van vorige maand zijn nog niet gefactureerd, en waarom?"

Welke vraag zou jij als eerste stellen? Neem hem mee naar het gesprek.

Bel mij terug

EIGENAAR · WhatsAppvr 16:12

Hoeveel storingen hadden we in september bij de liften van type B, en wat kostte ons dat buiten contract?

In september 23 storingen bij type B, op 141 liften. Dat is één op de zes; bij de andere types één op de veertien.

Binnen contract19 storingenBuiten contract, gefactureerd3 storingen · €1.840Buiten contract, niet gefactureerd1 storing · €410

Van de 23 waren er 11 dezelfde foutcode: deurcontact. Wil je de lijst van die 11 liften, met de laatste beurt erbij?

Ja. En die ene niet gefactureerde?

Werkbon 2609-184, Beukenlaan, 14 september. Afgemeld als garantie, maar de garantie liep in juni af. Ik heb een conceptfactuur klaargezet bij de administratie, ze gaat niet weg zonder goedkeuring. De lijst van 11 staat in je mail.

Maak hier een vast overzicht van: storingen per type per maand, met de top-3 foutcodes. Op het scherm van de service en elke maandag in mijn mail.

Staat klaar. Zo ziet de eerste eruit:

Type	Liften	Sep	Per lift
Type B	141	23	1 op 6
Type A	312	19	1 op 16
Type C	96	7	1 op 14

Vanaf morgen op het servicescherm, elke maandag 07:00 in je mail. Wil je de foutcodes erbij als kolom of als aparte lijst?

antwoord in 9 seconden · uit werkbonnen, contracten en facturen

Wat het oplevert

Drie geldstromen. De uren zijn pas de eerste.

Bijna iedereen rekent alleen met de uren die niet meer worden overgetikt. Dat is de kleinste van de drie.

1 · Uren

Wat niet meer wordt overgetikt

Elke overdracht in de lijn die nu met de hand gaat. Geteld bij het liftenbedrijf hieronder: zeventien tot vierenzestig uur per week.

offerte uit de opname
werkbon uit een ingesproken bericht
factuur uit werkbon en contract
planning uit regels en routes

2 · Geld dat blijft liggen

Wat nu wél wordt gedaan maar niet gefactureerd

Dit ziet niemand in een urenkaart, en het is vaak meer dan de uren. Het geheugen ziet het bij elke werkbon.

meerwerk dat de monteur noemt maar niemand opschrijft
garantie die al verlopen is
storingen buiten contract, afgemeld als binnen
indexatie die niet is doorgevoerd

3 · Nieuwe omzet

Kansen die tussen de stappen zitten

Het weeklijstje van de kansenzoeker. Contracten die aflopen, installaties die aan vervanging toe zijn, afkeurpunten zonder offerte, klanten zonder contract.

elke maandag een lijst met bedragen
de verkoper belt, de collega houdt bij wat eruit kwam

Groeien zonder dat het kantoor meegroeit.

Het tekort in deze branche zit bij de monteurs, niet op kantoor. Daar helpt dit tweemaal. De binnendienst die nu vierentwintig monteurs bijhoudt, houdt er straks veertig of vijftig bij, zonder dat er een planner of een administratief medewerker bij hoeft. En de monteurs zelf zijn een uur per dag langer bij de klant, omdat ze niet meer bellen, zoeken en overtikken.

De collega's vervangen de planner niet. Ze laten één planner het werk van twee doen op het moment dat het bedrijf groeit.

nu24 monteurs6 op kantoor, elke avond de eigenaar erbij

bij groei50 monteurs6 op kantoor, de eigenaar leest vrijdag één bericht

Wat zou de urenkaart van jullie bedrijf zeggen? Na één dag op de vloer weet je het.

Vraag een doorlichting aan

Stap 1 · De doorlichting

Eerst tekenen we jullie lijn. Op de vloer, niet vanuit een vragenlijst.

We bouwen niets voordat we weten hoe jullie lijn echt loopt. Dat zie je niet in een demo. Dat zie je naast de mensen die het werk doen. Daarom zitten we een of twee dagen bij jullie binnen: directie, binnendienst, verkoop, planning, administratie en een monteur voordat hij de weg op gaat. We volgen drie echte klussen van begin tot eind en tellen bij elke overdracht de minuten. Binnen een week ligt er een plan.

Wat jullie in handen hebben

De tekening van jullie lijnAlle stappen zoals ze bij jullie echt lopen, met wie wat doet in welk systeem, en waar wordt overgetikt of blijft liggen.
De urenkaartPer stap het aantal uur handwerk per week, geteld bij de mensen zelf. Niet geschat.
De volgordeWelke collega het meeste oplevert en dus als eerste komt. Jullie mogen schuiven.
Een voorstel per collegaVaste prijs, doorlooptijd en de uren die het scheelt. Zodat jullie per collega kunnen beslissen.

Wat we vastleggen

Alle systemen en bestandenExcel, Word, Outlook, WhatsApp-groepen, OneDrive, de boekhouding, het planbord, de app van de leverancier. Ook de map op het bureau.
Alle overdrachtenElk moment dat iets van de één naar de ander gaat: een telefoontje, een briefje, een mail, een foto in een appgroep.
Alle regels in hoofdenWie waar rijdt, wie wat mag, wat altijd naar een mens moet. Dat wordt het begin van het geheugen.

Wat het kost

De doorlichting heeft een vast bedrag dat je vooraf weet. Stoppen jullie erna, dan houden jullie de tekening en de urenkaart. Die zijn ook zonder ons bruikbaar.

Plan de doorlichting

Geteld, niet geschat

Eén dag bij een liftenbedrijf. Dit kwam eruit.

In oktober 2026 liepen we een dag mee bij een liftenbedrijf in Oost-Nederland: ongeveer dertig medewerkers, montage, service en onderhoud, alles in Excel, Word, OneDrive en SnelStart. Per afdeling telden we wat er nu wordt overgetikt en wat de collega's daarvan overnemen.

De kolom "voorzichtig" gebruikt alleen de aantallen die het bedrijf zelf noemde. "Waarschijnlijk" is onze inschatting als de hele lijn staat. Beide bij vijftig euro loonkosten per uur.

ca. 30 medewerkers · 800 installaties in onderhoud montage, storingen, onderhoudscontracten, keuringen Excel, Word, OneDrive, SnelStart, een losse werkbon-app

→ schuif de tabel opzij voor de uren per week

Uren handwerk per week, per afdeling
Afdeling	Wat nu wordt overgetikt	Voorzichtig	Waarschijnlijk
Verkoop	Klantnaam, maten en opties drie à vier keer intypen: lijst, offerte, fabrieksportaal, prijsopbouw	3,5–7	5–11
Verkoop	Nabellen: per klant door de mappen klikken naar het dossier, zeventig keer per week	3,5–6	5–11
Werkvoorbereiding	Overdrachtsblad opnieuw invullen, bestelling uit drie bestanden bij elkaar zoeken	–	3–6
Planning	Montage, service en onderhoud in één Excel dat elk uur vastloopt, bij twee planners	2–4	5–9
Administratie	Klanten opnieuw aanmaken in de boekhouding, termijnen met de hand, een kwartier per servicefactuur	4–7	6–11
Service	Onderdelen verschillend omschreven, soms in een andere taal; twijfel bij het bestellen	1–2	2–3
Monteurs	Werkbon in de app en daarna op kantoor overtypen; bellen om onderdelen, een kwartier per monteur per dag	3–6	6–10
Directie	Cijfers uit draaitabellen halen en bij elkaar zoeken	–	2–3
Per week		17–32 uur	34–64 uur

€45.000 tot €165.000 per jaarAan loonkosten voor overtikken en zoeken. Het meerwerk dat nu niet gefactureerd wordt en de winst per project die pas in december zichtbaar is, zitten daar niet bij.

Herken je dit? Dan is jullie kaart waarschijnlijk niet veel anders.

Laat jullie uren tellen

Werkwijze

De lijn is het ontwerp, niet dag één. We bouwen hem collega voor collega.

Alles in één keer opleveren doet niemand goed. Wat wél kan: elke collega die we opleveren sluit aan op de vorige en wordt nooit meer een los eiland. In de volgorde die het meeste uren scheelt.

Week 1 – 2

Doorlichting

Een of twee dagen op jullie vloer, daarna een week uitwerken. De tekening van de lijn, de urenkaart en een voorstel per collega.

Week 3 – 8

Eerste collega live

Meestal de stap met de meeste uren op de kaart. Bestaande gegevens blijven waar ze zijn of zetten we over. Jullie werken ermee terwijl wij bijschaven.

Per collega

Invoeren met de mensen

We leggen het uit aan degene die ermee werkt, aan het bureau of in de bus. Pas als die ermee uit de voeten kan, is een collega klaar. Dan de volgende.

Na 3 maanden

Nameten

We tellen de uren opnieuw, per stap, met dezelfde methode als bij de doorlichting. Jullie zien zwart op wit wat het per maand heeft opgeleverd.

Vaste prijsper collega, vooraf bekend

Per stap beslissenna elke collega kijken jullie of de volgende komt

Nametenna drie maanden tellen we opnieuw

Van julliejullie gegevens blijven van jullie, export altijd klaar

Eerste collega over acht weken. Het gesprek van een half uur is vandaag te plannen.

Plan een gesprek

Waarom Emberix

Genoemd naar de ember: de gloed die blijft.

Zoals de waakvlam in een ouderwetse ketel. Klein, onzichtbaar, maar zonder dat ding gebeurt er niets.

Jullie vakmanschap zit in het werk bij de klant: die ene storing vinden, het eerlijke advies, de monteur die netjes werkt en even uitlegt hoe het systeem werkt. Daar verdient een installatiebedrijf zijn naam mee.

Ondertussen loopt er een tweede bedrijf mee, van aanvragen, offertes, planning, werkbonnen en facturen. Geen van die taken is groot. Maar samen zijn ze een volledige baan, vaak die van de eigenaar, na zessen.

Wat we niet automatiseren, is het menselijke. Het gesprek aan de deur, de inschatting ter plekke, het vertrouwen van een klant. In een vak waarin goede mensen schaars zijn, horen zij hun tijd te besteden aan wat alleen zij kunnen.

Wij bouwen geen tools die even opvlammen. Wij bouwen de gloed die blijft.

Voor wie

Bedrijven met monteurs op locatie, van 10 tot 100 medewerkers

Installatie, service en onderhoud: monteurs op de weg, onderhoudscontracten en een binnendienst die het bij elkaar houdt. Te groot voor losse apps, te klein voor een ERP-traject van een jaar. Niet voor bedrijven die net een ERP hebben ingevoerd en er tevreden mee zijn.

Liften en deurenW-installatieE-installatieKlimaat en koelingWarmtepompen en zonBeveiliging en brandmeldHekken en poortenMachineonderhoud

Werkt met wat er al staat. Boekhouding: SnelStart, Exact, AFAS, Moneybird. Mail in Microsoft 365 of Google. Facturen en bestellingen van leveranciers zoals Technische Unie, Rexel, Wasco en Solar. Jullie hoeven niets weg te gooien.

Wie zit erachter

Arvin Schmit

Ondernemer uit Oost-Nederland. Bouwde Sollicitantenshop, een wervingsplatform waarin opvolging via WhatsApp, planning van gesprekken en facturatie volledig geautomatiseerd lopen. Liep in oktober 2026 een dag mee bij een liftenbedrijf om de lijn hierboven te tellen. Die aanpak, eerst precies zien hoe het werk loopt en dan pas bouwen, is de basis van Emberix.

Het eindbeeld

Over een jaar: één gewone dinsdag.

Niet wat we beloven, maar hoe het eruitziet als de lijn staat. Iedereen doet nog zijn werk. Niemand tikt meer over.

07:30De planner

Opent een bord dat al gevuld is. De storingen van vannacht staan bovenaan met een voorstel wie erheen gaat. Hij tikt vier keer ja en sleept er één.

08:05De monteur

Ziet zijn dag op de telefoon, met per adres het paspoort van de installatie en wat er vorige keer is gedaan. Hij heeft geen scherm meer ingevuld sinds maart.

09:40De verkoop

Belt het lijstje van de kansenzoeker en de offertes die vijf dagen stil liggen. Het dossier staat ernaast. Niemand klikt meer door mappen.

11:15De eigenaar

Vraagt in WhatsApp hoeveel beurten er deze maand nog open staan en of het team het redt. Krijgt het antwoord met de onderbouwing. Beslist, en gaat door met zijn dag.

14:00De administratie

Keurt veertien conceptfacturen goed, past er twee aan. De inkoopfacturen van de ochtend zijn al gekoppeld. Ze maakt geen facturen meer, ze keurt ze.

16:30De klant

Krijgt een datumvoorstel voor de jaarlijkse beurt, zes weken vooruit, in een route die toch al in de buurt is. Hij hoefde niet te bellen.

vr 16:00De eigenaar

Eén bericht met de week erin: wat binnenkwam, wat de collega's voorbereidden, welk deel ongewijzigd is goedgekeurd, wat er aan kansen is gebeld. Twee minuten lezen. Dan weekend.

Dat is alles wat geen vakmanschap vraagt. Overgenomen, zonder dat iemand het ziet gebeuren.

Hoe ziet jullie dinsdag er nu uit? Vertel het in een half uur, dan zeg ik eerlijk wat er kan.